GEMA-Werkanmeldung ab 2. November eingeschränkt: Was die ICE-Umstellung bedeutet

Geschlossen ist die GEMA-Werkdatenbank nicht – aber ab dem 2. November wird es eng. Wegen der Umstellung auf die ICE-Datenbank „Cube“ ist die Online-Werkanmeldung bis 10. Dezember 2026 nicht möglich, „Mein Repertoire“ und die Repertoiresuche mit ICE-Daten sind in dieser Zeit ebenfalls offline. Wer bei der GEMA-Werkanmeldung noch etwas offen hat, sollte jetzt handeln.

Quelle: GEMA, Informationsseite „ICE GetOn“ und Übersicht zur Verfügbarkeit der Online-Services (abgerufen am 25. Oktober 2026).

Was ist passiert? Die GEMA zieht ihre Werkdaten zu ICE um

ICE (International Copyright Enterprise) ist ein Gemeinschaftsunternehmen von PRS for Music, STIM und GEMA. Nach eigenen Angaben verwaltet ICE eine Datenbank mit mehr als 55 Millionen Musikwerken. Die GEMA verlagert jetzt ihre Werkdokumentation in diese Datenbank; nicht jedes Werk zieht dabei mit um (dazu unten). Dafür wird das alte System abgeschaltet, die Daten werden gesichert und übertragen. In dieser Zeit stehen mehrere Online-Services nicht zur Verfügung.

Unabhängig davon meldet die GEMA derzeit technische Probleme bei der Werksuche im Online-Portal. Betroffen sind unter anderem „Mein Repertoire“, die Erweiterte Repertoiresuche, „Nutzungen identifizieren“, die Werkeinstufung und Reklamationen. Die GEMA arbeitet nach eigenen Angaben an einer Lösung.

GEMA-Werkanmeldung: Was ab 2. November gilt

Online-Portal: Pause bis 10. Dezember

Vom 2. November bis 10. Dezember 2026 kannst Du im GEMA Online-Portal keine neuen Werke anmelden – weder Originalwerke noch subverlegte Werke. Ab 10. Dezember soll die Werkanmeldung über das Portal wieder laufen; die Daten gehen dann im Hintergrund an ICE. Auch die Repertoiresuche soll ab dann wieder regulär verfügbar sein.

CWR-Meldungen und E-Mail-Anfragen

Verlage können ihre CWR-Meldungen während der Umstellung weiterhin einreichen. Laut der offiziellen ICE-GetOn-Timeline sollen die Dateien ab dem 10. Dezember 2026 durch ICE verarbeitet werden. Andere GEMA-Hinweise nennen hierfür allerdings erst Januar 2027. Verlage sollten deshalb mit Verzögerungen rechnen. Manuelle Arbeitsaufträge, etwa Werkänderungen per E-Mail, die zwischen 2. November und 31. Dezember 2026 eingehen, werden erst im Januar 2027 bearbeitet. Die GEMA bittet deshalb, in dieser Zeit nur dringende Fälle zu schicken.

Was bleibt: die Repertoiresuche mit GEMA-Daten

Die Erweiterte Repertoiresuche mit GEMA-Daten bleibt laut GEMA während der Umstellung verfügbar. Allerdings entspricht der Datenbestand dem Stand vom 2. November 2026. Spätere Änderungen werden dort zunächst nicht berücksichtigt.

Was sich mit ICE Cube dauerhaft ändert

Die Pause ist nur der Anfang. Nach den Informationen der GEMA, unter anderem vom Verlagstag am 16. Juni 2026, ändert sich auch die Werkdokumentation selbst:

• Neue Werknummer: Führender Identifikator wird der ICE Work Key (IWK). Neue Werke bekommen nur noch einen IWK, Bestandswerke behalten ihre GEMA-Werknummer zusätzlich.
• Jedes Werk einzeln: Werke müssen einzeln gemeldet werden, Katalogumstellungen sind nicht mehr möglich.
• Anteile nach „Share Picture“: Die Anteile ergeben sich künftig nach der ICE Data Policy und nicht mehr aus gemeldeten Katalogvereinbarungen. Bei internationalen oder gemischten Werken kann es Abweichungen geben.
• Counterclaims: Bei widersprüchlichen Werk- oder Verlagsansprüchen kommt ein Counterclaim-Verfahren zum Einsatz. Nach den CISAC-Empfehlungen gelten je nach Konfliktart unterschiedliche Fristen: 21 Tage bei Katalogvereinbarungen und 60 Tage bei Konflikten auf Beteiligtenebene. Betroffene sollten Benachrichtigungen deshalb sorgfältig prüfen und erforderliche Nachweise rechtzeitig einreichen.
• Nicht alles zieht um: Werke, die ICE nicht benötigt (etwa nicht verteilfähige oder unvollständig dokumentierte Werke) oder schon hat, werden laut GEMA nicht migriert. Per CWR gemeldete Werke im Status 2 migriert die GEMA ebenfalls nicht (über das Portal gemeldete Status-2-Werke dagegen schon) – Verlage sollen relevante Werke neu einreichen. Einen Report je CWR-Account kündigt die GEMA für Anfang Dezember an; vorab gibt es ihn auf Anfrage unter icegeton@gema.de.

Warum die Werkdaten über Deine Tantiemen entscheiden

Die GEMA nimmt als Verwertungsgesellschaft nach dem Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG) die Rechte wahr, die Du ihr im Berechtigungsvertrag eingeräumt hast. Ausgeschüttet wird nach dem Verteilungsplan – und der knüpft an die dokumentierten Werke und Anteile an. Wie das im Einzelnen funktioniert, erklären wir auf unserer Seite GEMA: Anwalt für Komponisten, Textdichter und Musikverlage.

Die erste Ausschüttung auf Basis der Cube-Daten plant die GEMA für den 1. April 2027. Für die Sparte Online hat sie die Reklamationsfrist vom 30. Juni 2027 auf den 1. November 2027 verlängert. Zu den längeren Bearbeitungszeiten schreibt die GEMA Verlagen: Wer vollständig und korrekt gemeldet hat, dem werden daraus entstehende Verzögerungen nicht als eigenes Versäumnis angelastet.

Was Du jetzt tun solltest – unsere Empfehlungen

1. Dringende Werke vor dem 2. November anmelden: Steht ein Release, eine Sync-Platzierung oder eine Tour an, melde die Werke am besten jetzt noch online an.
2. Eigene Daten sichern: Die Erweiterte Repertoiresuche bietet einen Export als Excel-Datei (sofern die aktuelle Störung der Werksuche behoben ist). Lade Deine Werkliste mit Anteilen vorher herunter, damit Du nach dem Umzug vergleichen kannst.
3. Anteile nach Go-Live prüfen: Gleiche die Share Pictures mit Verlagsvertrag, Subverlagsvertrag und Split Sheets ab – besonders bei internationalen Co-Writes. Worauf es im Vertrag ankommt, zeigt unsere Seite zu Musikverlagsverträgen.
4. Status-2-Werke neu einreichen: Als Verlag prüfst Du den Report, priorisierst die Werke mit Aufkommen und reichst sie ab Go-Live per CWR oder Online-Werkanmeldung neu ein.
5. Counterclaim-Fristen notieren: Reagiere auf Benachrichtigungen innerhalb der Frist und halte Verträge und Split Sheets griffbereit.
6. Als Nutzer oder Veranstalter: Prüfst Du in diesem Zeitraum Repertoire, beachte den Datenstand vom 2. November – spätere Änderungen und Abweichungen zu den ICE-Daten sind möglich. Halte Deine Rechercheergebnisse mit Datum fest.

Das sind allgemeine Empfehlungen, keine Beratung im Einzelfall. Wem welche Rechte an einem Song zustehen, erklären wir unter Musikrechte: Wem gehört Dein Song? – den Überblick gibt es auf unserer Seite Anwalt für Musikrecht.

Fazit: Keine Schließung, aber ein Engpass

Die GEMA-Werkdatenbank macht nicht dicht, doch bis Mitte Dezember läuft vieles nur eingeschränkt, manches bis ins neue Jahr – und danach gelten neue Spielregeln für Werknummern, Anteile und Konflikte. Wer jetzt anmeldet, seine Daten sichert und nach dem Go-Live genau hinschaut, senkt das Risiko, dass Tantiemen falsch oder zu spät ankommen.